PERSONUPPGIFTSPOLICY
Clemondo AB kan komma att behandla en rad personuppgifter när du i olika situationer kommer i kontakt med oss. Nedan beskriver vi hur vi, som personuppgiftsansvarig, hanterar dessa uppgifter samt vilka rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter. Personuppgiftspolicyn gäller både för dig som kund, potentiell kund, leverantör, samarbetspartner, besökare och kandidat inom ramen för rekrytering.
Vi kan komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy för att återspegla förändringar i vår verksamhet eller tillämplig lagstiftning. Den senaste versionen av policyn finns alltid tillgänglig på vår hemsida. Vi uppmuntrar dig att regelbundet läsa igenom policyn för att hålla dig informerad om hur vi skyddar din integritet.
1. Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
“Clemondo”, ”vi”,”oss”,”vårt” i denna integritetspolicy avser Clemondo AB, organisationsnummer 556067–5505 med adress Makadamgatan 16, Box 13073, 250 13 Helsingborg. Clemondo ska som personuppgiftsansvarig, i alla situationer, säkerställa att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt, och att alla som behandlar personuppgifter för Clemondos räkning har de kvalifikationer och kunskaper som krävs.
2. Vår behandling av personuppgifter inom olika områden och funktioner
2.1. Allmänt
Vi samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden och funktioner som anges nedan. I regel samlar vi in personuppgifterna direkt från den berörda personen, men i vissa fall kan vi även behöva inhämta personuppgifter via tredje parter, till exempel genom publika eller privata databaser. Clemondo säkerställer att endast relevanta och aktuella uppgifter behandlas i enlighet med ändamålet.
2.2. Potentiella och tidigare kunder
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Personuppgifter kan komma att behandlas för att möjliggöra direktmarknadsföring av Clemondos produkter samt för genomförandet av marknadsaktiviteter. Avseende marknadsaktiviteter som den registrerade har anmält sig till kommer Clemondo att samla in de uppgifter som krävs för att genomföra aktiviteten, exempelvis för att skicka ut kallelse, deltagarförteckning samt skicka ut material inför och efter marknadsaktiviteten.
I syfte att marknadsföra Clemondo och sprida kunskap om Clemondos produkter och verksamhet kan Clemondo komma att använda sig av både stillbilder och rörliga bilder samt ljudupptagningar där kunder och/eller representanter för kundföretag kan komma att identifieras.
Vilken laglig grund stöds behandlingen på?
Clemondo har ett berättigat intresse av att marknadsföra sina produkter samt informera om och erbjuda olika marknadsaktiviteter till en begränsad målgrupp. I dessa fall säkerställer vi alltid att behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse och att vårt intresse väger tyngre än den registrerades intresse av att personuppgifterna inte behandlas för ändamålet. I vissa fall där en intresseavvägning inte stödjer behandlingen kommer Clemondo att be om den registrerades samtycke till behandlingen. Såsom registrerad har du alltid rätt att invända mot behandling för direktmarknadsföring och Clemondo är då skyldig att upphöra med behandlingen och radera personuppgifterna.
Uppgifter om specialkost som kan komma att inhämtas i samband med marknadsaktiviteter behandlas enbart med den registrerades samtycke, då sådan uppgift kan utgöra en känslig personuppgift.
I de fall personuppgifter från deltagarlistor till marknadsaktiviteter kan komma att utgöra underlag vid redovisning i bokföringssammanhang är grunden för sådan behandling rättslig förpliktelse.
Behandling av personuppgifter för medieproduktion i marknadsföringssyfte sker med stöd av Clemondos berättigade intresse av att marknadsföra sin verksamhet.
Vilka personuppgifter behandlas?
Vid behandling av personuppgifter för dessa ändamål kan Clemondo komma att samla in personuppgifter rörande potentiella kunder och/eller kunders företrädare. Uppgifter som samlas in kan vara namn, telefonnummer, adress, e-postadress, befattning samt bild (stillbild/rörlig bild). I förekommande fall när det är nödvändigt för en planerad marknadsaktivitet kan även information om specialkost komma att samlas in samt annan information som är nödvändig för genomförandet av marknadsaktiviteten.
2.3. Kunder och samarbetspartners
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
I Clemondos befintliga och potentiella kundrelationer kan det finnas behov av att behandla personuppgifter avseende kunder och/eller representanter på kundföretaget. Detta för att exempelvis kunna föra en löpande dialog med kunden, ingå avtal, hantera fakturering, genomföra marknadsaktiviteter, marknadsföra Clemondos produkter och i övrigt administrera kundförhållandet.
I syfte att marknadsföra Clemondo och sprida kunskap om Clemondos produkter och verksamhet kan Clemondo komma att använda sig av både stillbilder och rörliga bilder samt ljudupptagningar där kunder och/eller representanter för kundföretag kan komma att identifieras.
Vilken laglig grund stöds behandlingen på?
I de situationer kunden är en enskild firma är den lagliga grunden för behandlingen fullgörande av avtal i vilket den registrerade är part. Om den registrerade inte själv är part i avtalet (till exempel som företrädare för ett kundföretag), baseras behandlingen på Clemondos berättigade intresse av att bland annat kunna kommunicera med kunden genom dess representanter och för att kunna fullgöra avtalsmässiga åtaganden. I dessa fall säkerställer vi alltid att behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse och att vårt intresse väger tyngre än den registrerades intresse av att personuppgifterna inte behandlas för ändamålet.
Såsom registrerad har du alltid rätt att invända mot behandling för direktmarknadsföring och Clemondo är då skyldig att upphöra med behandlingen och radera personuppgifterna.
Uppgifter om specialkost som kan komma att inhämtas i samband med marknadsaktiviteter behandlas enbart med den registrerades samtycke, då det kan utgöra en känslig personuppgift.
Behandling av personuppgifter för medieproduktion i marknadsföringssyfte sker med stöd av Clemondos berättigade intresse av att marknadsföra sin verksamhet.
Vilka personuppgifter behandlas?
Namn, telefonnummer, adress, e-postadress, befattning, kopia av identifikationshandling, kundnummer, organisationsnummer, arbetsort samt bild (stillbild/rörlig bild) samt eventuell information om specialkost i förekommande fall.
2.4. Besökare till något av Clemondos kontor
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Clemondo har ett behov av att behandla personuppgifter rörande besökare för att veta vilka som befinner sig på Clemondos anläggning. Syftet är att säkerställa besökarnas säkerhet vid exempelvis brand, olycka eller andra tillbud.
Vilken laglig grund stöds behandlingen på?
Behandlingen sker med stöd av Clemondos berättigade intresse av att skydda verksamheten, besökare och anställda samt för att upprätthålla en hög säkerhetsnivå.
Vilka personuppgifter behandlas?
Namn och arbetsgivare.
2.5. Leverantörer
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Clemondo har ett behov av att behandla personuppgifter rörande leverantörer och/eller representanter hos leverantören. Detta behövs för att kunna föra en löpande dialog med leverantören, ingå avtal, administrera leverantörsförhållandet och bistå med annan information samt hantera fakturor och uppfylla rättsliga förpliktelser.
Vilken laglig grund stöds behandlingen på?
Om leverantören erbjuder sina varor och/eller tjänster genom en enskild firma är den lagliga grunden för behandlingen fullgörande av avtal i vilket den registrerade är part. När behandling av personuppgifter tillhörande representanter för leverantörsföretaget sker är den lagliga grunden för behandlingen Clemondos berättigade intresse av att upprätthålla och administrera relationen med leverantören. I dessa fall säkerställer vi alltid att behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse och att vårt intresse väger tyngre än den registrerades intresse av att personuppgifterna inte behandlas för ändamålet.
Vilka personuppgifter behandlas?
Namn, telefonnummer, e-postadress, adress, befattning, arbetsort, organisationsnummer.
2.6. Rekrytering
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Vid rekryteringsprocesser behandlas personuppgifter för att kunna hantera ansökningar, intervjua kandidater och referenspersoner samt bedöma kandidaters lämplighet för en viss tjänst. När vi får in en spontanansökan som vi bedömer kan vara av intresse för framtiden kan vi komma att lagra ansökan under viss tid för att senare kunna kontakta kandidaten om det dyker upp en position som kan vara av relevans.
Clemondo kan komma att utföra bakgrundskontroller av kandidater när det är nödvändigt för tjänsten i fråga. Kandidaten kommer då att upplysas om detta innan en sådan kontroll genomförs.
Vilken laglig grund stöds behandlingen på?
Vi behandlar som utgångspunkt kandidaters personuppgifter baserat på Clemondos berättigade intresse av att kunna rekrytera lämpliga kandidater till verksamheten. I dessa fall säkerställer vi alltid att behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt berättigade intresse och att vårt intresse väger tyngre än den registrerades intresse av att personuppgifterna inte behandlas för ändamålet.
Personuppgifter kan även komma att behandlas för att uppfylla Clemondos rättsliga förpliktelser enligt t.ex. arbetsrättslig lagstiftning eller för att försvara sig mot rättsliga anspråk.
När en kandidat skickar in en spontanansökan till Clemondo och det inte finns någon tjänst att erbjuda men där kandidaten kan vara intressant för Clemondo i framtiden kommer vi be om kandidatens samtycke till att spara ansökan.
För det fall en kandidat lämnar känsliga personuppgifter till oss kommer dessa att behandlas enbart med den registrerades samtycke eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Om en bakgrundskontroll genomförs är den lagliga grunden för sådan behandling Clemondos berättigade intresse.
Vilka personuppgifter behandlas?
Namn, e-postadress och telefonnummer, id-handling, truckkörkort om aktuellt för den sökta tjänsten, eventuella referenspersoners kontaktuppgifter och sådana uppgifter som sådana referenspersoner eventuellt lämnar till oss inom ramen för rekryteringsprocessen. Vidare kan även uppgifter om arbetslivserfarenhet, utbildning, annan yrkesrelaterad information, foto, intressen, medborgarskap och status för arbetstillstånd, anteckningar från intervju och kommunikation i samband med rekryteringen, samt, i förekommande fall, hälsouppgifter och annan information som kandidaten frivilligt lämnar till oss behandlas.
I vissa fall kan automatiserat beslutsfattande förekomma.
I förekommande fall kan även information om kandidatens ekonomiska förhållanden och brottsregister inhämtas inom ramen för en bakgrundskontroll.
3. Överföring och utlämning av personuppgifter
3.1. Allmänt
En registrerads personuppgifter kommer inte att utlämnas på annat sätt än vad som beskrivs i denna policy. Om det skulle uppstå en situation som gör det nödvändigt att lämna ut personuppgifter till en part som inte nämns i policyn, kommer den registrerade att informeras om detta på lämpligt sätt före utlämnandet, såvida sådan underrättelse inte är förhindrad av tillämplig lag.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med våra samarbetspartners, såsom leverantörer som tillhandahåller oss tjänster av olika slag, till exempel IT-system för e-post, kandidathantering vid rekrytering, ärendehantering, fakturering samt support och utveckling av dessa system. Vidare kan vi komma att dela databaser och analyser av data med myndigheter samt anlita konsulter för att utföra uppgifter för vår räkning. I de fall en samarbetspartner behandlar personuppgifter för vår räkning ingår vi alltid personuppgiftsbiträdesavtal som ger klara instruktioner om hur personuppgifterna får behandlas.
I vissa fall kan vi vara skyldiga att lämna ut personuppgifter till rättsväsendet eller andra myndigheter för att efterleva domstols dom eller myndighetsbeslut. Detta kan särskilt vara fallet vid rättsliga processer, när det är nödvändigt för att förebygga fysisk och/eller ekonomisk skada, eller vid pågående utredningar om bedrägerier eller annan ekonomisk brottslighet.
Vi förbehåller oss rätten att vid exempelvis företagsrekonstruktion, konkurs, fusion, förvärv, omstrukturering eller liknande överföra personuppgifter från vår verksamhet till relevanta aktörer kopplade till sådan process.
3.2. Överföring av personuppgifter till tredje land
Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa situationer, såsom när personuppgifter delas med samarbetspartners eller leverantörer, kan dina personuppgifter komma att behandlas utanför EU/EES. När behandling sker utanför EU/EES säkerställer vi att landet eller organisationen som överföringen sker till är föremål för beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå. Överföringar kan också ske då vi på annat sätt kan säkerställa en lämplig skyddsnivå för överföringen, till exempel genom att Clemondo och mottagaren är bundna av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (”SCC”). I vissa fall krävs dock att SCC-klausuler kompletteras med ytterligare skyddsåtgärder.
4. Skyddet för personuppgifter
Clemondos målsättning är att värna skyddet för den personliga integriteten och att vidta sådana tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering samt säkerställa att behandling sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och interna riktlinjer, policyer och rutiner för hantering av personuppgifter. Det innebär bland annat att endast de personer som behöver ha tillgång till uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.
5. Hur länge sparas personuppgifterna?
Clemondo säkerställer att personuppgifter inte behandlas under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med insamlingen. I vissa fall kan personuppgifter dock behöva sparas under en viss tid enligt lag eller för att bevaka Clemondos rättigheter och/eller möjliggöra försvar mot rättsliga anspråk. Detta innebär att även om behandlingen av personuppgifter upphör för ett angivet ändamål, kan behandlingen behöva fortsätta för ett annat ändamål (men då endast för det kvarvarande ändamålet). Exempelvis kan vi behöva spara personuppgifter:
- för att kunna efterleva bokföringslagen (upp till sju år),
- för att kunna efterleva skatterättslig lagstiftning (upp till fem år),
- för direktmarknadsföring efter avtalsförhållandet upphört (tolv månader eller tills du invänder),
- för potentiella kunder vid exempelvis säljkampanjer (normalt sett inte längre än tre månader),
- för rekryteringsdata (upp till två år efter att rekryteringsprocessen avslutats), samt
- när det är nödvändigt för att försvara och verkställa våra lagliga rättigheter och skyldigheter (upp till tio år).
Personuppgifterna kommer att raderas, gallras eller anonymiseras när det inte längre finns ett berättigat ändamål för att behandla dem.
Om den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandlingen. Vid en sådan invändning upphör behandlingen om inte Clemondo kan visa berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Såsom registrerad har du alltid rätt att invända mot behandling för direktmarknadsföring och Clemondo är då skyldig att upphöra med behandlingen och radera personuppgifterna.
En registrerad som har lämnat samtycke för behandling av personuppgifter kan när som helst återkalla sitt samtycke. Clemondo måste då upphöra med behandlingen och radera personuppgifterna som omfattades av samtycket om behandlingen inte kan stödjas på någon annan legal grund.
6. Cookies
Vid besök på Clemondos webbplatser kan information från webbläsare både hämtas och lagras, vanligtvis i form av cookies, i syfte att optimera både funktion och upplevelse av webbsidan. Informationen består i regel av webbplatsbesökarens preferenser samt information om från vilken enhet besöket sker. Däremot sker ingen identifiering av besökaren. Även om någon identifiering inte sker krävs ett uttryckligt och informerat samtycke från webbplatsbesökaren för att Clemondo ska få använda sig av cookies. Om webbplatsbesökaren har tillhandahållit ett sådant samtycke utgör samtycket den lagliga grunden för en sådan behandling. Besökaren har rätt att när som helst ändra eller återkalla sitt samtycke. Mer information om hur vi hanterar Cookies finns i vår Cookiepolicy.
7. Den registrerades rättigheter
7.1. Rätt till information
Som registrerad har du rätt att bli informerad om hur dina personuppgifter behandlas. Vi uppfyller denna skyldighet genom denna personuppgiftspolicy och genom att besvara dina eventuella frågor.
7.2. Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)
När vi behandlar dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig kan du vända dig till oss och begära ut ett så kallat registerutdrag. Ett registerutdrag är en sammanställning av de personuppgifter vi behandlar om dig. Registerutdraget är kostnadsfritt och du begär ut det genom att höra av dig till oss via kontaktuppgifterna i denna personuppgiftspolicy.
7.3. Rätt till rättelse
Om den registrerade anser att en uppgift som hänför sig till den registrerade är felaktig eller ofullständig, har den registrerade rätt att begära rättelse eller komplettering av sådan uppgift.
7.4. Rätt att invända
När en behandling av personuppgifter baseras på en intresseavvägning och Clemondos berättigade intresse har den registrerade rätt att invända mot behandlingen. Om en sådan invändning görs kommer Clemondo att bedöma huruvida behandlingen av personuppgifterna kan fortsätta. För att kunna fortsätta behandlingen krävs att Clemondos berättigade intresse bedöms väga tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Den registrerade kan alltid invända mot behandlingen av sina personuppgifter i marknadsföringssyfte och begära att vi upphör med sådan behandling och raderar personuppgifterna.
7.5. Rätt till begränsning
I vissa fall har den registrerade rätt att begära en begränsning av behandlingen av sina personuppgifter, till exempel om denne har invänt mot behandlingen. På så vis har den registrerade möjlighet att tillfälligt stoppa behandlingen av aktuella personuppgifter. Vid en begäran om begränsning kvarstår dock rätten att exempelvis behandla personuppgifter för att utreda begäran, för att försvara oss mot rättsliga anspråk samt för lagring. Om det under pågående utredning finns ett behov av att behandla den registrerades personuppgifter på annat sätt kommer ett samtycke att inhämtas från den registrerade.
7.6. Rätt att få dina personuppgifter raderade
När den registrerade återkallat sitt samtycke eller när personuppgifterna inte längre är nödvändiga att behandla för det ändamål de samlades in för, har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter. När lagstiftning ålägger Clemondo att behandla personuppgifterna kommer dessa dock att fortsätta behandlas så länge det krävs enligt gällande rätt. Om behandlingen av personuppgifter sker baserat på berättigat intresse kommer behandlingen att fortsätta om Clemondo kan visa att det föreligger tvingande berättigade skäl till behandlingen.
7.7. Rätt att återkalla samtycke
Om personuppgifter behandlas baserat på samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla samtycket. Om den registrerade återkallar sitt samtycke kommer Clemondo att upphöra med den aktuella behandlingen, så länge det inte föreligger en annan laglig grund som ger rätt att fortsätta med behandlingen.
7.8. Rätt till dataportabilitet
Den registrerade har rätt att begära att Clemondo överför den registrerades personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt gäller om överföringen är tekniskt genomförbar och den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke eller fullgörande av ett avtal.
7.9. Rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten
En registrerad som är missnöjd med Clemondos behandling av dennes personuppgifter kan alltid vända sig till Integritetsskyddsmyndigheten som är svensk tillsynsmyndighet på personuppgiftsområdet.
7.10. Rättigheter vid automatiserade beslut och profilering
En registrerad har rätt att invända mot ett automatiserat beslut som fattas av oss om detta beslut innebär rättsliga följder eller utgör ett beslut som i betydande grad påverkar dig.
8. Kontaktperson vid frågor
Vid frågor om Clemondos behandling av personuppgifter vänligen kontakta Clemondo på följande e-postadress info@clemondo.se eller via telefon 042-25 67 00.
For your convenience, this Privacy Policy is also available in English.